Kassererens håndbog
H/F Kildebo: Kassererens håndbog
Praktisk manual for kassereren, der skal få konti, bilag, budget og opkrævninger til at hænge sammen på en måde, bestyrelse, revisorer og medlemmer kan kontrollere. Alt herunder skal kunne føres tilbage til vedtægt, generalforsamling, bestyrelsesvejledning eller et faktisk bilag.
Ny kasserer - hvad nu?
Start med adgang, bank, bilag og seneste beslutninger. Økonomien skal kunne forstås af flere end den person, der sidder med netbanken.
Få bank og regnskab
Få adgang til bank, regnskabssystem, kontoplan, bilagsarkiv, opkrævningslister, vandafregning og eventuelle betalingsaftaler.
Afstem virkeligheden
Sammenhold bank, kasse, åbne poster, seneste årsregnskab, budget og bilag. Gør afvigelser synlige med det samme.
Find hjemlen
Store betalinger, godtgørelser, honorarer, rabatter og projekter skal kunne kobles til vedtægt, GF-beslutning, budget eller bestyrelsesbeslutning.
Stop privat viden
Bestyrelsen skal kunne forstå økonomien løbende. Kassereren har en funktion, men økonomien er et fælles bestyrelsesansvar.
Årshjul med vedtægtsfrister
Kassererens årshjul følger regnskabsåret, GF-fristerne og revisionssporet. Vedtægten siger ordinær GF senest 31. marts; Kildebos gældende lokale praksis er sidste søndag i marts.
| Hvornår | Frist i vedtægten | Kassererens opgave | Kilde |
|---|---|---|---|
| 1. januar - 31. december | Regnskabsåret er kalenderåret | Før bogføring, opkrævninger, bilag og afstemninger, så året kan lukkes kontrollerbart. | §17, stk. 1 |
| Januar/februar | Årsregnskab skal være klar til GF-materialet | Udarbejd driftsregnskab og statusopgørelse, afstem bank og saml bilag til revision. | §17, stk. 2 og 4 |
| Senest februar/marts | Mindst 30 dage før ordinær GF | Lever årsregnskab og budgetgrundlag, så materialet kan sendes ud med indkaldelsen. | §10, stk. 3-4 |
| Sidste søndag i marts | Lokal gældende praksis. Vedtægten kræver senest 31. marts. | Fremlæg årsregnskab, budgetgrundlag og leje/kontingent-spor til ordinær GF. | GF-side og §10, stk. 2 |
| Ordinære bestyrelsesmøder | På ordinære bestyrelsesmøder | Forelæg regnskabsoversigt, der kan sammenholdes direkte med budgettet. | §17, stk. 3 |
| Revision i løbet af året | Mindst én gang årligt | Vær klar til uanmeldt kasseeftersyn af kontantbeholdning og bankindeståender. | §17, stk. 7 |
| Hvis kassereren afgår | Ekstraordinær GF for nyvalg, medmindre afgang sker umiddelbart før ordinær GF | Overdrag bank, bilag, regnskabssystem, åbne poster og frister til ny kasserer. | §12, stk. 6 |
Kalenderåret
Kassererens faste år går fra 1. januar til 31. december. Det gør januar/februar til lukke-, afstemnings- og revisionsperiode.
“Foreningens regnskabsår er kalenderåret.”
Vejledende foreningsvedtægt, §17, stk. 1
Løbende budgetkontrol
Regnskabsoversigten skal ikke kun laves til GF. Bestyrelsen skal kunne følge økonomien på ordinære møder.
“Forelægge en regnskabsoversigt til direkte sammenhold med det foreliggende budget.”
Vejledende foreningsvedtægt, §17, stk. 3
Mindst én gang årligt
Revisorernes kasseeftersyn omfatter både kontanter og bank. Materialet skal derfor være samlet og kontrollerbart hele året.
“Kasseeftersynet skal omfatte både kontantbeholdning og bankindeståender.”
Vejledende foreningsvedtægt, §17, stk. 7
Valg, mandat og grænsen for kassererens magt
Kassereren holder økonomien læsbar og kontrollerbar. Rollen giver ansvar for overblik, ikke et selvstændigt mandat til at ændre foreningens økonomiske praksis.
§10 og §12 vælger kasserer
Ordinær generalforsamling behandler valg af formand/kasserer, og kassereren vælges særskilt. I Kildebos vedtægtskilde vælges kassereren i ulige år.
“Valg af formand/kasserer.”
Vejledende foreningsvedtægt, §10, stk. 2
Bestyrelsen har stadig ansvaret
Kassereren har en særlig funktion, men bestyrelsen varetager den daglige ledelse og skal sikre, at GF-beslutninger føres ud i livet.
“Bestyrelsen skal varetage den daglige ledelse af foreningen.”
Vejledende foreningsvedtægt, §12, stk. 2
Gør økonomien beslutningsklar
Kassereren skal kunne vise hvad der er brugt, hvad der mangler, hvad der afviger fra budgettet, og hvilke beslutninger pengene bygger på.
Når noget er uklart, skal det på dagsordenen og forklares med bilag, beslutning og tydelig bogføring.
Daglig økonomi og løbende overblik
Kassererarbejdet fungerer bedst med faste rytmer, tydelige bilag og regnskabsoversigter, før spørgsmålene bliver til gæt.
§17 kræver løbende overblik
Kassereren skal på ordinære bestyrelsesmøder forelægge regnskabsoversigt, så bestyrelsen kan sammenholde forbrug med budget.
“Det påhviler i øvrigt kassereren på ordinære bestyrelsesmøder at forelægge en regnskabsoversigt.”
Vejledende foreningsvedtægt, §17, stk. 3
Budgetsporet skal vises
Bestyrelsesvejledningen lægger samme praktiske linje: kassereren skal fremlægge regnskabsoversigt, der kan sammenholdes direkte med budgettet.
“Kassereren skal på bestyrelsesmøderne fremlægge en regnskabsoversigt.”
Kolonihaveforbundets Bestyrelsesvejledning 2023, afsnit 1.3.2
Fast punkt på møderne
Lav et fast økonomipunkt: saldo, åbne poster, budgetafvigelser, større betalinger, restancer, vand, projekter og kommende udgifter.
Hvis bestyrelsen ikke får tal, kan den ikke føre tilsyn eller reagere i tide.
| Kassereren holder styr på | Skal kunne findes | Hvorfor |
|---|---|---|
| Bank og kasse | Afstemning, saldo, adgang og fuldmagter | Foreningen skal vide hvor pengene faktisk er. |
| Bilag | Faktura, kvittering, beslutning og godkendelse | Betalinger uden spor svækker tilliden til regnskabet. |
| Budget | Vedtaget budget, afvigelser og forklaring | Bestyrelsen skal opdage problemer før GF. |
| Opkrævninger | Leje, kontingent, gebyrer, boder, vand og restancer | Medlemmer skal behandles ens og dokumenteret. |
| Revision | Årsregnskab, bilagsmappe og revisionsnotat | Kontrollen skal kunne gentages, ikke bare huskes. |
Budget, årsregnskab og GF-materiale
Generalforsamlingen skal kunne forstå hvad pengene blev brugt til, og hvad medlemmerne bliver bedt om at betale for næste år.
§10 kræver regnskab og budget
Årsregnskab, revisionsberetning, budget og fastsættelse af leje/kontingent hører til den ordinære GF-pakke.
“Årsregnskab med evt. revisionsberetning.”
Vejledende foreningsvedtægt, §10, stk. 2
§17 sætter regnskabskrav
Årsregnskabet skal bygge på bogføring og bilag, og det skal udarbejdes efter god regnskabsskik.
“Årsregnskab skal udarbejdes i overensstemmelse med god regnskabsskik.”
Vejledende foreningsvedtægt, §17, stk. 4
Lav GF-pakken tidligt
Luk året i god tid, afstem bank, saml bilag, forklar store afvigelser og giv revisorerne tid til at gøre deres arbejde.
Budgettet bør vise næste års drift, kendte projekter, kontingent/leje og tydelige forudsætninger.
Betalinger, fuldmagter og udbetalinger
Betalinger skal have hjemmel. Fast praksis er ikke nok, hvis den ikke kan ses i beslutninger, bilag og regnskab.
§16 kræver fælles tegningsspor
Foreningen forpligtes ved kasserer og formand i fællesskab. Bestyrelsen kan meddele prokura, men den bør være skrevet, afgrænset og kendt.
“Foreningen forpligtes ved underskrift af kasserer og formand i fællesskab.”
Vejledende foreningsvedtægt, §16, stk. 1
§12 afgrænser dispositioner
Regler om disposition over midler fastsættes af bestyrelsen efter fuldmagtsforhold. De bør være skrevet ned og kendt af bestyrelsen.
“Regler om disposition over midlerne fastsættes af bestyrelsen.”
Vejledende foreningsvedtægt, §12, stk. 14
Betal ikke uden spor
Hver større betaling bør have faktura, beslutning, godkendelse, bogføringskonto og forklaring. Udlæg skal have bilag. Godtgørelser og honorarer skal have tydelig hjemmel.
Hvis posten kan give personlig fordel, skal inhabilitet og dokumentation håndteres åbent.
Opkrævninger, vand og restancer
Kassereren skal kunne forklare hvad medlemmerne skylder, hvorfor de skylder det, og hvad der er gjort. Restancelister er økonomidata og skal behandles med begrænset adgang.
§10 giver GF betalingsmandatet
GF godkender budgettet og fastsætter leje/kontingent. Boder, gebyrer og særlige betalinger skal også have et tydeligt grundlag.
“Godkendelse af budget, herunder fastsættelse af leje/kontingent.”
Vejledende foreningsvedtægt, §10, stk. 2
§15 beskytter betalingsdata
Restancer, betalingsaftaler og personlige økonomiske forhold skal behandles med tavshedspligt og begrænset adgang.
“Har tavshedspligt med hensyn til oplysninger om personers økonomiske og personlige forhold.”
Vejledende foreningsvedtægt, §15, stk. 1
Ens proces, skriftligt spor
Opkrævninger skal have beløb, frist, hjemmel og betalingsvej. Rykkere skal være ensartede, daterede og gemt. Aftaler om afdrag skal besluttes og arkiveres.
Hold restancer i lukket økonomispor. Åbne referater kan vise principbeslutninger, ikke private betalingsdetaljer.
Revision og bilagskontrol
Revisorerne er foreningens kontrolspor. Kassereren skal gøre deres arbejde muligt med samlet regnskab, bilag og bankmateriale.
§17 kræver revision
De interne revisorer reviderer årsregnskabet og fører protokol med de bemærkninger, revisionsarbejdet giver anledning til.
“Det påhviler de valgte interne revisorer at revidere foreningens årsregnskab.”
Vejledende foreningsvedtægt, §17, stk. 6
Uanmeldt kasseeftersyn
Revisorerne skal mindst én gang årligt kontrollere både kontantbeholdning og bankindeståender. Kassereren skal kunne levere materialet uden unødig jagt efter bilag.
“Revisorerne skal foretage mindst ét uanmeldt kasseeftersyn pr. år.”
Vejledende foreningsvedtægt, §17, stk. 7
Giv dem en ren pakke
Årsregnskab, bankafstemning, bilag, åbne poster, kontospecifikation, større afvigelser og bestyrelsesbeslutninger skal være samlet.
Revisionsbemærkninger skal skrives ned, også når bemærkningen er “ingen bemærkninger”. Ellers bliver kontrollen svær at dokumentere senere.
Når kassereren afgår
En god kassereroverdragelse er komplet, skriftlig og let at kontrollere. Den nye kasserer skal kunne fortsætte arbejdet uden at gætte.
§12 regulerer fratræden
Afgår kassereren i en valgperiode, skal der indkaldes til ekstraordinær GF for nyvalg, medmindre fratrædelsen sker umiddelbart før ordinær GF.
“Afgår formanden eller kassereren i en valgperiode, indkaldes til ekstraordinær generalforsamling for nyvalg.”
Vejledende foreningsvedtægt, §12, stk. 6
Overdrag økonomipakken
Overdrag bankadgange, fuldmagter, regnskabssystem, kontoplan, bilag, seneste afstemning, åbne poster, restanceliste, budget, revisionspunkter og kommende betalingsfrister.
Skift adgange samme dag, og aftal en kort overgangsperiode for afklarende spørgsmål.
Hvis sporet mangler
Manglende overdragelse giver hurtigt fejl i opkrævninger, usikre betalinger, svag revision og en bestyrelse der ikke kan forklare økonomien.
Derfor skal overdragelsen være skriftlig og kontrollerbar.
Kilder og grænser
Denne side er et arbejdsgrundlag for kassererposten. Den erstatter ikke vedtægter, GF-beslutninger, revisorernes kontrol eller egentlig rådgivning.
- Kildebos vedtægtskilde i projektet:
storage/app/import-source/snapshot/raw/assets/Vejledende-foreningsvedtaegt-for-lejehaver-2025-6e37916d3e1e73dd.pdf, især §§ 10, 12, 15, 16 og 17. - Kolonihaveforbundet: Bestyrelsesvejledning 2023, brugt som vejledning om kassererrollen, budgetopfølgning, bestyrelsesansvar, arkiv og persondata.
- Kildebos øvrige håndbøger: Bestyrelseshåndbog, Formandens håndbog og Havelejerhåndbog.
- Uklare betalinger, honorarer, større projekter, skatteforhold, restancesager og revisionsbemærkninger bør løftes til bestyrelse, revisorer og relevant rådgivning, før praksis låses fast.